Schenkingen en onderbrengen van archieven en vondsten bij Erfgoed Delft

 

Erfgoed Delft bewaart het geheugen van onze stad, en als het gaat om archieven, ook van de omliggende gemeenten Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland. We ontvangen graag (toevals)vondsten, archieven, collecties en documentatie die belangrijk zijn voor de geschiedenis van de regio.

Korte toelichting van de termen

• Schenking: Hierbij geeft een particuliere partij een archief, document, collectie, of vondst aan Erfgoed Delft, die er de nieuwe eigenaar van wordt.
• Bewaargeving: Een particulier archief wordt opgenomen in onze depots, maar het eigenaarschap ervan verandert niet.
• Deponering: Archeologische vondsten worden na onderzoek officieel overgedragen aan ons depot. Daar worden ze veilig bewaard, goed verzorgd en geregistreerd, zodat ze bewaard blijven voor de toekomst en gebruikt kunnen worden voor onderzoek of tentoonstellingen.

Hier lees je hoe je materiaal aanbiedt, welke vormen er mogelijk zijn en hoe het proces verloopt. 

Wat verzamelt Erfgoed Delft? 

Wij beheren verschillende soorten collecties, waaronder: 

Stadsarchief: Documentair erfgoed uit Delft en omstreken

• archieven van particulieren, bedrijven, verenigingen, kerken en families 
• foto’s en fotoalbums
• film- en videomateriaal
• geluidsopnamen
• publicaties (boeken, artikelen, tijdschriften en verenigingsbladen)
• klein en groot drukwerk (o.a. bidprentjes, reclame- en promotiemateriaal, visitekaartjes, affiches en posters)

Archeologie: Materiële vondsten uit Delft

• archeologische vondsten uit Delft
• vondstcollecties van opgravingen of particuliere vondstmelders
• contextinformatie zoals vondstdocumentatie, tekeningen en veldadministratie 

Niet in onze collectie 

Voor schilderijen, driedimensionale kunst, designobjecten of historische gebruiksvoorwerpen verwijzen we naar gespecialiseerde musea of andere instellingen. 

Past jouw materiaal in onze collectie? 

We nemen materiaal op dat: 

• relevant is voor de geschiedenis of archeologie van Delft (bij archiefstukken ook voor de regio)
• een duidelijke herkomst en context heeft
• een historische, culturele of informatiewaarde heeft
• in redelijke staat verkeert (of te conserveren is) 

We helpen je graag beoordelen of jouw archief, vondst of verzameling past binnen Erfgoed Delft. 

Hoe bied ik iets aan? 

Stuur een mail naar erfgoed@delft.nl en vermeld in je e-mail: 

• een korte omschrijving van het materiaal
• de herkomst (bijv. familie, vereniging, bedrijf, vondstlocatie)
• de omvang (bijv. aantal dozen, hoeveelheid vondsten)
• de contactgegevens van de aanbieder 

Wij nemen contact met je op om je aanbod verder te bespreken. 

Hoe werkt het proces? 

1. Kennismaking en beoordeling 
   Een collectiebeheerder of archeoloog beoordeelt het materiaal bij jou op locatie of bij Erfgoed Delft.

2. Advies over opname 
   We bespreken of het materiaal geschikt is voor opname, en onder welke vorm (schenking of bewaargeving).

3. Afspraken vastleggen 
   Bij opname maken we een akte van schenking of akte van bewaargeving. Hierin staan afspraken over eigendom, gebruik en openbaarheid.

4. Bewaargeving en registratie 
   Samen plannen we de bewaargeving. Vervolgens wordt het materiaal volgens onze richtlijnen geregistreerd, beschreven en bewaard. 

Schenken of bewaargeving

Zowel archeologische vondsten, als ook archiefstukken kun je schenken, waarbij het materiaal materiaal bezit wordt van Erfgoed Delft.

Alleen Archiefstukken kun je ook bij ons onderbrengen. Daarbij blijf je zelf eigenaar, maar slaan wij het materiaal op in onze depots en dragen wij zorg voor het beheer. Deze manier van Deze manier van onderbrengen heet in de juridische termen 'bewaargeving'.

Hier het verschil tussen schenken or overdragen op een rijtje: 

Schenking 

• Erfgoed Delft wordt eigenaar van het materiaal.
• Je draagt de documenten of vondsten definitief over.
• Auteursrecht of gebruiksrecht kan, indien gewenst, worden mee overgedragen.
• Wij zorgen voor duurzame conservering en beschikbaarheid.
• Het document dat hierbij hoort is de akte van schenking (pdf).

Bewaargeving 

• Je blijft zelf eigenaar.
• Jij of je rechtsopvolgers kunnen het materiaal later terugvragen. 
• We spreken af onder welke voorwaarden het materiaal wordt bewaard. 
• Het document dat hierbij hoort is de akte van bewaargeving (voorbeeld).

Hoe zit het met het auteursrecht bij schenking of bewaargeving?

Bij een schenking of bewaargeving van materiaal aan Erfgoed Delft kun je zelf kiezen hoe je met het auteursrecht wilt omgaan. Voor foto’s, films, audiovisueel materiaal en tekeningen kun je: 

• het auteursrecht aan Erfgoed Delft overdragen 
• of het auteursrecht zelf behouden 

Deze keuze leggen we vast in de betreffende akte. 

Openbaarheid en toegang 

In principe zijn alle archieven en vondsten openbaar toegankelijk voor onderzoek. Wil je bepaalde stukken of onderdelen tijdelijk niet openbaar laten zijn? Dan kunnen we afspraken maken over een beperkte inzagetermijn, bijvoorbeeld 25, 50 of 75 jaar. Tijdens die periode hebben bezoekers jouw toestemming nodig. 

Bij schenking kan materiaal niet permanent gesloten blijven. Als je het materiaal nooit wilt delen, kun je het beter zelf bewaren. 

Aanleveren van materiaal 

• Materiaal is liefst schoon en zo goed mogelijk geordend.
• Een eenvoudige inhoudsopgave helpt ons enorm bij het beschrijven van de inhoud.
• Bij vervuiling of slechte staat kan conservatie of reiniging nodig zijn voordat het kan worden overgebracht. 

Bij archeologische vondsten vragen we aanvullende informatie of documentatie van de vondstlocatie en omstandigheden (Meer informatie: zie onderaan). 

Weet je nog niet welke vorm het beste bij je situatie past?
We denken graag met je mee. Neem daarvoor contact op via erfgoed@delft.nl.