Huisregels studiezaal

1 Algemeen  

1.1 Openingstijden 

De gemeentearchivaris kan besluiten om de studiezaal of andere dienstverlening te sluiten of beperken tijdens openingstijden. Kijk voor actuele informatie over onze openingstijden op onze website.  

2 Registratie en toegang  

2.1 Bezoekers hebben toegang tot de publieksruimtes. Toegang tot andere ruimtes is alleen toegestaan onder begeleiding van een medewerker. 

2.2 Je kunt stukken uit de collecties reserveren en inzien op de studiezaal. Bij vertrek lever je alle collectiestukken weer in. Er worden geen stukken uitgeleend en mee naar huis nemen van archiefstukken is niet toegestaan. 

Op verzoek moet je de inhoud van je tas, schrijfblok of laptop laten zien aan de studiezaalmedewerker.

2.3 Jassen, koffers en tassen zijn in de studiezaal niet toegestaan. Telefoons mogen worden meegenomen, als deze op stil staan. Een map, laptop zonder tas en digitale camera zonder tas zijn wel toegestaan. 

Er is een garderobe voor het ophangen van jassen. Daarnaast zijn er kluisjes voor persoonlijke eigendommen. Erfgoed Delft, noch het Stadsarchief Delft, noch de Gemeente Delft zijn aansprakelijk voor verlies van of schade aan eigendommen. 

In de studiezaal mag alleen een potlood worden gebruikt. Deze haal je aan de balie. Pennen of andere schrijfwaren met inkt zijn niet toegestaan.

2.4 Het is niet toegestaan om eten en drinken mee te nemen in de studiezaal. Op het buitenterrein en binnen in het gebouw van Erfgoed Delft geldt een rookverbod. 

2.5 Hulphonden zijn van harte welkom. Andere dieren mogen helaas niet mee. 

2.6 In de studiezaal wordt stil gewerkt of gefluisterd. Telefoongesprekken voer je buiten. 

3 Raadpleging  

3a Reserveren van archiefstukken  

3.1 De collectiestukken reserveer je via onze website. Het reserveren en bekijken van archieven en collecties is gratis. 

3.2 Archiefstukken en collecties kun je reserveren tussen 9.00-16.30 uur, om deze meteen te bekijken. Stukken die buiten deze tijden worden gereserveerd zijn tijdens de eerstvolgende openingstijden te bekijken.

3.3 Een archief kan niet worden gereserveerd als:  

• Het archief of de toegang in bewerking is. 
• Het archief of de toegang in slechte materiële staat verkeert.
• Er beperkingen gelden voor de openbaarheid.
• Het digitaal beschikbaar is via de website.   
• De temperatuur in de studiezaal 26 graden of hoger is. 

In overleg met de studiezaalmedewerker of met toestemming van de gemeentearchivaris kan van deze regels worden afgeweken. 

3b Beperkingen in openbaarheid  

3.4 Als je collectiestukken bekijkt die onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen, ga je ermee akkoord dat je deze alleen gebruikt voor historische, wetenschappelijke of statistische doeleinden.  

Je mag gegevens van mensen die nog leven alleen publiceren voor historisch, wetenschappelijk of statistisch onderzoek. Daarbij moet je altijd rekening houden met hun privacy.  

Je mag deze gegevens alleen zo gebruiken dat de persoonlijke levenssfeer van deze mensen niet onnodig wordt geschaad. 

Gaat het om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over geloof, afkomst, politieke mening, gezondheid, seksueel leven, strafzaken of lidmaatschap van een vakbond? Dan mag je deze alleen inzien of publiceren met toestemming van de betrokken persoon. 

3c Bezwaar 

3.5 Als je stukken wilt inzien die niet- openbaar zijn, of die niet te reserveren zijn, dan kun je een aanvraag doen om deze toch in te zien. Dit vraag je aan bij de eigenaar van het archief. Omdat niet alle archieven van de Gemeente Delft zijn, kun je bij onze medewerkers de juiste contactgegevens aanvragen. 

Voor aanvraag niet-openbare stukken bij de Gemeente Delft ligt een formulier bij onze balie. Je ontvangt binnen twee weken een antwoord met een uitleg. Bij archieven van andere eigenaren, bijvoorbeeld een kerkgemeente of bedrijf, zijn wij niet verantwoordelijk voor de behandeltermijn. 
 

3.6 Als uw aanvraag wordt goedgekeurd plannen we een afspraak met je in om de stukken in te zien. Deze afspraak vindt plaats tijdens onze openingstijden. 

Als uw aanvraag tot inzage wordt afgekeurd, kun je bij de gemeentearchivaris schriftelijk bezwaar maken. Informeer bij onze medewerkers over hoe je dit doet. 

3d Inzage  

3.7 Gereserveerde collectiestukken haal je op bij de studiezaalbalie.  

3.8 Je mag archief- en collectiestukken, waarvoor jij persoonlijk toestemming hebt om ze te bekijken, niet laten zien aan andere bezoekers.  

3.9 Je kunt 10 collectiestukken per keer reserveren. Je krijgt er vijf op tafel. Als je deze hebt gezien, lever je ze in bij de balie en krijg je de volgende vijf stukken. Voor vertrek moeten alle stukken bij ons zijn ingeleverd.  

3.10 Gescande archief- en collectiestukken bekijk je via de computers op de studiezaal of vanuit huis. 

3e Omgaan met de collectiestukken  

3.11 De collectiestukken zijn uniek en kwetsbaar. Het is daarom niet toegestaan om:  

• Stukken te gebruiken als ondergrond bij het maken van aantekeningen of deze over te trekken. 
• Stukken te lezen met potlood in je hand boven het stuk. 
• Vingers nat te maken bij het omslaan van bladzijden. Er mag aan je worden gevraagd om je handen te wassen voordat je een collectiestuk bekijkt.
• De volgorde van pagina’s in een omslag te veranderen.
• Stukken uit de studiezaal mee te nemen naar andere ruimten. 

3f Reproduceren van archiefstukken  

3.12 Je mag, onder bepaalde voorwaarden en op eigen kosten, kopieën van een archief- of collectiestukken aanvragen.  Kopieën vraag je voor 16.30 bij de studiezaalmedewerkers aan.

3.13 Als je een kopie bij ons aanvraagt, dan wordt deze niet meteen gemaakt. Informeer bij de studiezaalmedewerker naar de wachttijd en kosten. De wachttijd kan veranderen, afhankelijk van de beschikbaarheid van de studiezaalmedewerker.

3.14 Sommige collectiestukken mag je niet kopiëren, waaronder:  

• Foto’s, kaarten, licht- en blauwdrukken en (gekleurde) tekeningen. 
• Charters of andere stukken van perkament, met of zonder zegels.  
• Ingebonden archiefstukken, tijdschriften en kranten. 
• Stukken groter dan A3-formaat. 
• Stukken die via onze website te bekijken of te downloaden zijn. 
• Stukken die beschadigd of kwetsbaar zijn. 
• Niet-openbare archiefstukken of stukken waarbij kopiëren wettelijk niet is toegestaan. 

3.15 Foto's mag je alleen met toestemming van onze studiezaalmedewerker maken. Met onze toestemming mag je met een eigen toestel, zonder flits, foto’s maken van collectiestukken. Je krijgt nooit toestemming om foto’s te maken van niet- openbare archiefstukken of stukken waarbij kopiëren wettelijk niet is toegestaan. 

Stukken mogen hierbij op geen enkele manier worden beschadigd. Dit betekent dat de stukken voorzichtig moeten worden behandeld en ze niet mogen worden gevouwen. De gemaakte foto’s zijn alleen voor eigen gebruik. Je mag ze niet delen met anderen of gebruiken voor publicaties. 

3.16 Als je een foto wilt gebruiken voor een publicatie, dan moet er eerst schriftelijke toestemming aan Erfgoed Delft worden gevraagd. Soms is Erfgoed Delft niet de eigenaar van een collectiestuk. Dan kun je bij ons informeren aan wie je toestemming moet vragen. Het is verplicht om in je publicatie te vermelden waar de foto vandaan komt (bijvoorbeeld in een bronvermelding). 

3.17 De actuele kosten voor het laten maken van kopieën en scans staan onderaan de landingspagina van het stadsarchief Delft. 

3.18 Het is niet toegestaan om een eigen scanner mee te nemen naar de studiezaal. 

4 Overige bepalingen  

4.1 In situaties die hierboven niet staan beschreven, beslist de studiezaalmedewerker. 

4.2 Je kunt altijd tegen een beslissingen van de studiezaalmedewerker in beroep gaan. Hierover beslist de gemeentearchivaris.

4.3 De toegang tot onze studiezaal kan ontzegd worden als je in strijd met de huisregels handelt. Volg je onze huisregels niet, dan mag je niet meer naar binnen.